A virtuális asszisztensek olyan szakemberek, akik online adminisztratív tevékenységgel támogatják a vállalkozások működését. Mivel online végzik feladataikat, ezért sok alkalmazást és programot használnak, amelyek megkönnyítik a virtuális munkavégzést. Ezek sok esetben hasznosak a mindennapi életben is, nemcsak a munkavégzéskor, főleg hogy sok mindent online kell intézni a jelenlegi karanténhelyzetben.
Kiss Gizela
1. TIPP – Google Naptár
A Google fiókkal (Gmail) rendelkezőknek nagy segítség ez a Google alkalmazás, főleg ha feledékenyebbek, vagy családjuk mindennapjait kell levezényelni. A naptárba beírt események megoszthatóak másokkal és mindenkinek értesítést küld a közelgő teendőkről. Így egy család, vagy csapat tagjai láthatják, hogy kinek, mikor, milyen programja van és eszerint tudnak tervezni anélkül, hogy egyesével egyeztetnének mindenkivel. A többi Google alkalmazás mellett található, mint a Google térkép, vagy a Google Drive a fájlok felhő alapú tárolására, megosztására.
2. TIPP – canva.com
Internetes képszerkesztő a https://www.canva.com/, amellyel menő és sokatmondó képek készíthetőek. Egy regisztráció után ingyenesen használható posztképek, önéletrajz, fotókollázs, plakát, meghívó, bármi szerkesztésére. Előre elkészített dizájnos sablonok és képek állnak rendelkezésre. Egy részük ingyenes csak, de elég nagy a választék. Más (saját) képeket is fel lehet tölteni, ha egyik sem tetszene. További jogtiszta képek pedig ingyenesen menthetőek a pixabay-ről.
3. TIPP – elektronikus aláírás
Az elektronikus aláírás nem a beszkennelt, kézzel írott aláírást jelenti, hanem a kódolás egy speciális változatát. Általában ezek fizetős megoldások: Netlock, e-Szignó, (HelloSign). Van azonban egy ingyenes szolgáltatás is erre, mégpedig az ügyfélkapuval rendelkezők számára. Ez pedig az AVDH, azaz Azonosításra Visszavezetett Dokumentumhitelesítés. Itt lehet feltölteni és hitelesíttetni a pdf dokumentumokat, akár szerződés, akár meghatalmazás legyen: http://niszavdh.gov.hu/, vagy másik felületen: https://magyarorszag.hu/szuf_avdh_feltoltes. A dokumentum kap egy pecsétet és mellékletet, ahol a hitelesítés időpontja és személyes adatok szerepelnek.
4. TIPP – szkennelő alkalmazás
Ha nincs otthon szkenner, de szükség lenne egy nyomtatvány, dokumentum, szerződés, feladatlap, vagy kész házi feladat fényképezésére, online továbbítására, akkor szuper megoldás erre a Microsoft Office Lens, vagy Camscanner alkalmazás. Az így befényképezett dokumentum nem lesz trapézos és nem csúszik bele a háttér, úgy fog kinézni, mint egy szkennelt dokumentum és nem fénykép formátuma lesz, hanem pdf. Az okostelefonra egyszerűen letölthető. A Office Lens alkalmazásban a befotózást követően a lap alján levő szűrőkre kattintva lehet a papír textúráját is eltüntetni.
5. TIPP – Teamviewer, Anydesk
Ezekkel a telepíthető programokkal 2 távoli számítógépet lehet összekötni. A programot telepíteni kell, majd az egyik gépen megjelenő kódot kell megadni az összekötendő számítógép programjában. Kapcsolatteremtés után mindent látni, ami a másik gépen történik, sőt közreműködni is lehet. Ebben a karaténes időszakban ez azért is hasznos, mert ilyen módon lehet segíteni idős szeretteinknek, ha a számítógépen valamit nem sikerül megcsinálniuk. A Teamviewer ingyenes verziója csak korlátozott ideig kapcsolja össze a számítógépeket. https://www.teamviewer.com/ Az Anydesknél nincs ilyen korlátozás.
Ha nincs szükség közreműködésre, csak elegendő látni a másik képernyőjén történteket, akkor egyszerűbb megoldás a skype videóhívás során megosztani a képernyőt.
+1 TIPP – Creator studio
https://business.facebook.com/creatorstudio
Facebbok oldalak és Instragram profilok kezelésére alkalmas bővítmény. Posztokat lehet vele készíteni és időzíteni. Nagy előnye, hogy Instagramra asztali számítógépről is fel lehet fényképet tölteni. Az időspórolás sem az utolsó szempont a használata mellett.
Virtuális asszisztensként mindennapos használatban vannak ezek az alkalmazások munkám során, de privát használatban is nagyon hasznosak!